Trop de tâches manuelles ? Identifier vos besoins d'automatisation dans HubSpot

Résumé

1. Repérer les opportunités : Appliquez la règle des 3 pour savoir exactement quoi automatiser.

2. Optimiser l'expérience client : Éliminez les délais de réponse qui font perdre des ventes.

3. Nettoyer vos données : Gardez un CRM sain et organisé sans intervention manuelle.
   

    

La plupart des utilisateurs de HubSpot n’utilisent qu’une infime fraction des capacités d’automatisation de leur portail. On sait que les workflows existent, on sait qu’ils sont puissants, mais on attend souvent d’être submergé par nos tâches pour s’y intéresser.

Voici une méthode simple pour identifier vos besoins prioritaires et savoir quand il est temps de passer en mode automatique.

1. Quelles sont les tâches répétitives qui vous prennent du temps ?

Le premier signe qu'un workflow est nécessaire est la répétition. Posez-vous la question suivante, ainsi qu'à vos équipes :

« Quelle tâche fais-je manuellement plus de trois fois par jour ou de façon hebdomadaire ? »

Si la réponse implique de copier-coller des informations, de changer manuellement une propriété (ex: passer un statut de "Prospect" à "Qualifié") ou d'envoyer le même courriel de suivi, vous avez trouvé votre premier candidat pour un workflow.

2. Comment repérer les angles morts de votre expérience client ?

L'automatisation ne sert pas qu'à gagner du temps interne ; elle sert surtout à ne plus perdre d'opportunités. Analysez votre parcours client et cherchez les moments de silence :

1. Un prospect remplit un formulaire : combien de temps s'écoule avant une réponse ?
2. Un client signe un contrat : reçoit-il immédiatement ses accès ou son message de bienvenue ?
3. Un lead est inactif depuis 6 mois : est-il relancé ou tombe-t-il dans l'oubli ?

Si un délai de réponse dépend de l'agenda (souvent chargé) d'un membre de l'équipe, vous avez besoin d'un workflow pour garantir la réactivité.

3. Comment l'automatisation garantit-elle la santé de vos données ?

Un CRM pollué est un CRM inutile. Si vous passez du temps à :

1. Harmoniser les majuscules et minuscules dans les noms de contacts.
2. Nettoyer les propriétés de pays ou de secteurs d'activité.
3. Assigner manuellement des contacts aux bons représentants selon leur territoire.

Alors, l'automatisation est votre meilleure alliée pour maintenir une base de données saine sans lever le petit doigt.

4. Comment être plus réactif dans la gestion de vos leads ?

Prenons un défi classique, celui de la gestion des nouveaux leads.

1. Sans workflow : le marketing reçoit une alerte par courriel, doit l'ouvrir, aller dans le CRM, regarder l'entreprise, puis envoyer un message au bon vendeur. Le vendeur, occupé, voit le courriel 4 heures plus tard.
2. Avec un workflow : Dès que le formulaire est soumis, HubSpot vérifie le code postal, assigne automatiquement le contact au bon vendeur, crée une tâche de rappel avec une échéance à 1 heure et envoie un courriel de confirmation personnalisé au prospect.

Résultat : zéro effort manuel et 100% de réactivité.

5. Pourquoi participer à notre formation sur les workflows HubSpot ?

Si vous vous reconnaissez dans l'un de ces scénarios, vous avez déjà identifié vos besoins. La prochaine étape est d'apprendre la logique technique pour les mettre en place sans erreurs.

Le 31 mars 2026, Lucie Raillard, Stratège HubSpot chez Parkour3, animera une formation pour vous apprendre à dompter ces automatisations. 

Lors de sa formation, Lucie Raillard vous guidera à travers :

1. La logique des déclencheurs (savoir exactement quand le workflow doit démarrer).
2. Les actions et les délais (savoir quoi faire et à quel moment).
3. Les meilleures pratiques pour tester vos automatisations avant de les lancer (et éviter les erreurs coûteuses!). 
   

Je m'inscris à la formation Workflows HubSpot : maîtriser les bases de l’automatisation.

En tant que partenaire HubSpot Elite, le plus haut niveau d'accréditation mondial, Parkour3 accompagne les entreprises dans l'optimisation de leur écosystème numérique. Nos experts certifiés transforment vos défis technologiques en leviers de croissance concrets.