Saviez-vous que les chefs d’entreprise passent, en moyenne, 18 heures par semaine en réunion ? Pour certains, ceci représente presque la moitié des heures travaillées hebdomadairement, ce qui est loin d’être négligeable. Avoir des réunions efficaces, dans un tel contexte, devient d’autant plus important. Pour vous aider à y parvenir, voici 6 trucs actionnables pour optimiser vos réunions.

Rédiger un agenda de rencontre et être préparé
Pour qu’une rencontre soit efficace pour tous les gens présents, une bonne pratique est que l’organisateur de la réunion écrive un agenda de haut niveau, à même l’invitation. Ceci permet aux autres intervenants convoqués de se préparer, ou encore, de valider a priori si leur présence est nécessaire. Pour qu’un meeting soit efficace et utile, il advient que tous les gens présents apportent leur contribution durant la rencontre, et même après, vu que les réunions se soldent souvent en tâches actionnables. 

Énoncer le but de la rencontre
Une fois l’heure H de la rencontre arrivée, il ne s’agit pas seulement de lire l’agenda à voix haute. Selon les meilleures pratiques de réunions, il est bien vu de prendre le temps de mentionner le but du meeting, et ce qu’on souhaite accomplir à l’issue de celui-ci. Ceci permet de garder la bonne ligne directrice tout au long de la rencontre, et de rentabiliser le temps de toutes les personnes présentes.

Laisser l’opportunité aux gens de se présenter
Lorsque les gens qui se rencontrent ne se connaissent pas, il est primordial de faire un tour de table pour donner l’opportunité à chacun de savoir le nom, le titre ou le rôle de chacun. Bien que ceci puisse sembler évident, je peux vous dire que j’ai assisté à plusieurs rencontres où cette étape était esquivée. Bien que les rencontres virtuelles, qui sont la norme présentement, ont l’avantage de voir le nom de tous les participants en permanence à l’écran, ceci ne devrait pas pour autant effacer la bienséance.

Respect du temps
La plupart du temps, autant du côté de l’agence que des clients, tous ont un agenda extrêmement chargé. De plus, avec la nouvelle réalité des vidéoconférences, il est commun que les gens aient des réunions les unes à la suite des autres. Vos interlocuteurs apprécieront le respect de l’agenda, et de leur temps. En bonus, je vous laisse un petit truc : certaines personnes ont adopté les rencontres de 50 ou 55 minutes plutôt qu’une heure. Ceci permet de laisser place aux imprévus, ou encore aux pauses biologiques.

Garder le focus
Normalement, la personne ayant organisé la rencontre est en quelque sorte le chef d’orchestre de la réunion. En plus de donner les tours de parole et d’animer, il revient à cette personne de ramener l’ordre si jamais les sujets dévient, ou qu’une indiscipline s’installe. C’est certes une position qui peut être délicate, mais lorsqu’emmené respectueusement, les interlocuteurs  comprennent que c’est pour le bien de tous.

Prendre le temps de faire un courriel de suivi
Plusieurs études démontrent qu’on retient environ 20% de ce qu’on entend. C’est pourquoi il est avisé pour l’organisateur de la réunion d’envoyer un courriel de résumé à l’issue de celle-ci. Cette étape, souvent esquivée, permet non seulement de s’assurer que tout les intervenant soient sur la même page, mais aussi, de rappeler les éléments d’actions (ou ‘’to-do’s’’) de chacun.

En somme, en jumelant l’organisation, l’imputabilité et en respectant le temps de chacun, les retombées de vos réunions devraient s’en trouver grandement améliorées. Ces quelques trucs, simples à implanter, peuvent faire la différence entre un meeting non productif et un meeting qui a toute sa raison d’être.

6 trucs pour des réunions performantes avec votre agence (et en général)

Marie-Josée Lacoursière

Gestionnaire de compte

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