Modèle d'appel d'offres de refonte de site Web

Vous devez rédiger un appel d'offres pour la conception ou la refonte du site Web de votre entreprise? L’appel d'offres est un document crucial qui va décrire les exigences de votre nouveau site Web, vos défis actuels ainsi que vos objectifs d’affaires. C’est ce document que les agences Web utilisent pour évaluer votre projet et vous fournir ensuite une offre de service.

Rédiger un bon appel d’offres c’est se donner les moyens pour recevoir des offres de service qui correspondent pleinement à vos attentes. Plus votre appel d’offres sera complet, plus les propositions seront pertinentes. De plus, vous serez en mesure de comparer les différentes offres de services avec des critères d’évaluations précis et équitables.

En formulant des attentes claires, vous risquez d’autant plus d’obtenir un produit fini correspondant à vos attentes. Dans les faits, c’est logique, puisque si les soumissionnaires ne saisissent pas bien vos attentes dans votre appel d’offres, ils vous proposeront des solutions qui risquent de ne pas être alignées avec vos objectifs. Les critères subjectifs et spéculatifs sont des pièges à éviter, car ils laissent facilement place à l’interprétation. Pour éviter la mauvaise perception de vos attentes, il est préférable d’être clair et fournir le plus de détails possible sur vos attentes.

Dans l’objectif d’aider les entreprises qui doivent procéder à la rédaction d’un appel d’offres pour la conception ou la refonte de site Web, nous avons regroupé les éléments pertinents qui doivent ressortir dans votre document.

Quelles sont les informations que les fournisseurs doivent connaître sur votre projet pour faire une proposition qui a de la valeur ?

Avec notre modèle d’appel d’offres en mains, vous ne perdrez pas de temps pour la rédaction de votre prochain appel d’offres, et en retour, vous recevrez des propositions qui auront de la valeur à vos yeux.

Télécharger le modèle d’appel d’offres pour la conception de site Web.

1. Présentation de l’entreprise

Pour mettre en contexte l’agence que vous êtes sur le point d’engager pour réaliser votre nouveau site web, il est indiqué de leur fournir une présentation de votre entreprise. Alors que certaines compagnies prévoient une annexe pour expliquer l’historique de la compagnie, la mission, les valeurs et un descriptif exhaustif, d’autres résument en quelques paragraphes plusieurs informations parmi les questions suivantes :

• Quel est l’historique de votre entreprise ?
• Êtes-vous une entreprise ou une OBNL ?
• Quelle est votre mission d’entreprise ?
• Quels sont vos produits/services ?
• Dans quel secteur (domaine) travaillez-vous ?
• Depuis combien de temps êtes vous en affaires ?
• Quelle est votre cible (clientèle) ?
  • Quels sont les profils de clients idéaux ?
  • Qui sont les décideurs et influenceurs techniques et financiers ?
• Quels sont vos principaux concurrents ? (ajouter leurs sites Web)
• Quel est votre avantage concurrentiel, votre proposition de valeur unique ?
• Avez-vous déjà un ou plusieurs sites Web ?
• Avez-vous développé vos personas ? Si oui, vous pouvez les ajouter en annexe de votre appel d’offres.
• Ciblez-vous des régions ou des pays en particulier ?

Exemple : Depuis 15 ans, l’entreprise Utopia développe des logiciels de gestion d’affaires en ligne pour les petites et moyennes entreprises dans le domaine manufacturier, la vente au détail, la distribution, l’alimentation et l’immobilier. Nos solutions infonuagiques offrent une productivité accrue à nos clients.

2. Résumé de votre projet

Dans cette partie vous devez indiquer clairement ce que vous voulez et pourquoi. Il est aussi pertinent d’ajouter ce que vous ne voulez pas.

• Pourquoi lancez-vous un appel d’offres ?
• Quelles sont les principales raisons qui vous ont incité à lancer ce projet ? (exemples : lancement de nouveaux produits, lancement d’une nouvelle image de marque, anniversaire d’entreprise, votre entreprise vient de procéder à une acquisition importante)
• Quel(s) problème(s) tentez-vous de résoudre ?

Exemple : L’entreprise Utopia est à la recherche d’une agence pour la conception et le développement d’un nouveau site Web. Nous cherchons à augmenter la durée de visites de nos utilisateurs. Aussi, le design ne correspond plus à notre image de marque. Nous souhaitons mettre en valeur notre marque employeur et mettre plus d’emphase sur le marketing RH pour faire face à la pénurie de main d’oeuvre.

3. Description du projet

3.1 Objectifs du projet

Ici, vous devez clairement énumérer tous vos objectifs. Mentionnez les problèmes auxquels vous et vos utilisateurs êtes confrontés, et en quoi ce projet pourra générer de nouvelles opportunités pour votre entreprise. Pensez aussi à hiérarchiser vos objectifs. Si votre projet est séparé en différentes phases, il est très important de mentionner quelle phase fait partie du mandat.

• Quels sont les problèmes que vous rencontrez avec votre site Web actuel ?
• Que voulez-vous accomplir avec votre nouveau site Web ? (exemples : générer plus de rencontres, réduire les demandes d’informations, mieux qualifier les prospects, attirer les talents, etc.)
• Est-ce que votre site Web est conçu davantage pour la recherche de nouveaux clients ou pour mieux informer votre clientèle existante ?
• Avez-vous des objectifs de recrutement avec le nouveau site Web ?
• Quels sont les éléments que vous souhaitez mesurer ?
• Quels critères feront de ce projet un succès pour vous ?

Exemple : Notre objectif principal est d’augmenter l’engagement des visiteurs sur notre site Web. Nous voulons aussi rendre l’achat de nos produits en ligne plus simple et offrir un parcours utilisateur beaucoup plus intuitif.

3.2 Exigences fonctionnelles et techniques

Ici, vous devez indiquer toutes les exigences techniques que vous souhaitez impérativement pour votre site Web. Voici quelques pistes pour vous guider dans la rédaction de vos exigences.

• Pour quels navigateurs souhaitez-vous que votre site Web soit optimisé ?
• Devra-t-il être adapté pour tous les écrans (ordinateur, mobile et tablette) ?
• Désirez-vous un site web multilingue ?
• Est-ce que vous devez répondre à certains critères ou standards d’accessibilité ?
• Si vous vendez des produits, quelle solution de paiement souhaitez-vous utiliser ?
• Voulez-vous configurer un système d’analyse statistique du site Web (Google Analytics 4 ?)
• Est-ce que le site Web doit se connecter à d’autres systèmes ? Par exemple : un CRM (HubSpot, SalesForce, Dynamics, etc.), un outil d’infolettre (HubSpot, Mailchimp, Claviyo, Sendinblue), un ERP ou un logiciel de comptabilité ?
• Voulez-vous utiliser un module de clavardage (chatbot ou live chat) ou d’autres outils de marketing automatisé (exemple : Hubspot ou Zoho)

Exemple : Il est essentiel que le site Web soit optimisé sur tous les navigateurs, et adapté pour le mobile. Aussi, il doit être conforme aux meilleures pratiques de référencement naturel (SEO) et conforme aux standards HTML5 et CSS3 et dans certains cas, d’accessibilité (WCAG).

3.3 Gestionnaire de contenu (CMS)

Ici, mentionnez ce que vous attendez du gestionnaire de contenu. Le choix du CMS (Content Management System) est essentiel pour répondre à vos objectifs et exigences. Voici des points que vous pouvez lister afin de mieux orienter les agences à qui vous ferez parvenir votre appel d’offres.

• Voulez-vous imposer votre choix technologique (exemple, le CMS :  WordPress, HubSpot, Shopify, Magento, WooCommerce) ou êtes-vous ouvert à n’importe quelle plateforme ?
• Si vous n’imposez par un CMS, souhaitez-vous un CMS propriétaire ?
• Désirez-vous que le CMS puisse gérer un site multilingue ?
• Doit-il être conçu dans le but de gérer tous les aspects d’un site transactionnel ?
• Souhaitez-vous pouvoir éditer vous-même les titres, mots-clés et descriptions des pages (SEO) ?
• Désirez-vous que l’agence vous fournisse un guide d’utilisation personnalisé du gestionnaire de contenu (CMS) ?
• Souhaitez-vous une formation personnalisée pour vous et votre équipe pour le gestionnaire de contenu choisi ?
• Avez-vous besoin d’intégrer des ressources audiovisuelles et des documents aux différents formats (mp3, mp4, html5, avi, flv, pdf, etc.) ?

Certains appels d’offres incluent une liste des fonctionnalités dans un tableau, dans le but que les agences soumissionnaires indiquent celles qui seront incluses, ou qui devront être développées avec le CMS qu’elles proposent. Il s’agit d’une bonne pratique si le CMS est un élément important de votre projet de site Web. Il est aussi souhaitable d’indiquer le niveau d’autonomie que vous souhaitez avec votre CMS.

Exemple : Nous voulons être en mesure de gérer facilement la mise en forme des contenus (ajouts de liens internes et externes, ajout d’images, ajout de code HMTL, etc). Nous voulons avoir le moins possible recours à une agence externe pour l’intégration de nos contenus.

4. Conception graphique

Dans cette partie, vous devez expliquer vos attentes en termes de conception graphique et direction artistique.

• Quelles sections ou quels éléments de votre site Web souhaitez-vous mettre de l’avant ?
• Avez-vous de nouveaux contenus visuels (images, infographies, animations, contenus multimédias) à intégrer ?
• Avez-vous accès à une banque d’images / de photos pour l’ajout de nouvelles images / photos (stock) ?
• Avez-vous un guide de normes graphiques pour votre marque et votre entreprise ?
• Avez-vous une direction artistique à suivre ou est-ce à l’agence d’en proposer une ?
• Quels sites trouvez-vous inspirants ? Pourquoi ? Listez-les, mentionnez ce que vous aimez, et expliquez pourquoi. Il est possible qu’il y ait des éléments que vous n’aimez pas sur ces sites, donc n’hésitez pas à le mentionner.
• Souhaitez-vous que l’agence inclue dans son mandat un benchmark sur les nouvelles tendances en design web dans votre domaine d’activité ?

Exemple : Utopia souhaite mettre en avant sa nouvelle identité de marque ainsi que démontrer son innovation et expertise du secteur. Nous voulons un design en harmonie avec les éléments graphiques existants, notre logo ne sera pas changé. Nous voudrions attirer plus de visites sur notre page de produits.

5. Arborescence et contenus

5.1 Arborescence

L’arborescence est ni plus ni moins une table des matières de votre site Web. Votre site Web doit être bien organisé pour que vos utilisateurs puissent naviguer et trouver facilement les informations qu’ils recherchent. L’expérience utilisateur (UX) est un facteur clé de l’efficacité de votre site Web. Faites la liste des pages que vous aimeriez y retrouver, d’autant plus si elles diffèrent de votre site web actuel.

Exemple :

Page d’accueil
À propos
Services
Carrière
Boutique
Blog
Contact

Si vous êtes en mesure d’indiquer le nombre de gabarits différents pour votre site Web, ceci sera apprécié par les soumissionnaires. Il arrive fréquemment qu’il soit possible d’utiliser le même gabarit d’affichage pour plusieurs sections de votre site. Cela peut avoir un impact important sur le coût de production pour vous, et réduire les mauvaises surprises de part et d’autre.

5.2 Contenus

Indiquez ici tout ce qui a trait au contenu de votre site Web. Mentionnez qui aura la responsabilité de migrer les contenus, les rédiger, les réviser et même les traduire. Certaines entreprises détiennent les ressources internes pour le faire eux-mêmes, alors que d’autres préfèrent laisser à l’agence le soin de s’en occuper. Il y a aussi la possibilité de partager la responsabilité ou de se diviser des tâches. Si tel est le cas, il faudra simplement s’assurer d’être clair par rapport à qui fera quoi. Voici une liste de questions à se poser :

• Souhaitez-vous adapter les contenus existants ?
• Souhaitez-vous rédiger de nouveaux contenus ?
  • Si oui, quelles sections du site seront affectées ?
• Souhaitez-vous faire traduire les contenus ?
• Qui sera responsable d’intégrer les contenus sur le site Web, l’agence ou votre équipe ?
• Doit-on prévoir une démarche d’optimisation des contenus (SEO) et de création (stratégie) de liens internes ?
• Si vous gardez une grande quantité de contenu, voulez-vous que l’agence soit responsable de l’exportation et l’importation (la migration) de ces contenus ?

Exemple : Nous souhaitons que nos contenus soient tous retravaillés par le prestataire afin de conformer aux meilleures pratiques de rédaction Web / SEO. Par la suite, les équipes d’Utopia feront approuver les contenus à l’interne.

6. Échéancier

Dans cette section, vous devrez préciser l’échéance à laquelle vous souhaiteriez que votre projet soit mis en ligne. Si vous avez une date précise à laquelle votre site Web doit être terminé, c’est ici qu’il faudra l’indiquer. Toute étape importante de votre projet doit également être précisée dans cette section, comme les étapes d’approbations ou de tests.

Il est recommandé de demander un échéancier de haut niveau dans un appel d’offres et non pas un échéancier hyper détaillé. En temps normal, un bon échéancier se doit d’être travaillé en équipe, de concert avec toutes les parties prenantes (l’agence et le client).

Exemple : Le soumissionnaire devra proposer un échéancier pour les réalisations qu’il s’engage à suivre tout au long du mandat. Le site Web devra être terminé au plus tard le 15 janvier 2021.

7. Enveloppe budgétaire

Il est important d’être honnête et transparent avec votre budget. Ainsi, vous recevrez des soumissions et des solutions en cohérence avec votre budget. Il existe plusieurs gammes de solutions possibles, ce qui a pour effet de faire varier les prix énormément. Fournir une idée de votre budget est une bonne façon de réduire les perceptions, et de forcer les agences à proposer des solutions qui sont réalistes dans votre budget. Vous pouvez demander aux soumissionnaires de proposer d’autres outils en option s’ils le désirent, mais de tenter de respecter la fourchette de budget que vous allez leur fournir.

Exemple : Le budget pour notre nouveau site Web se situe entre 35 000 et 50 000$.

8. Autres demandes et besoins

Ici, vous devez mentionner tous les autres demandes et besoins que vous jugez indispensables pour votre projet, et que le fournisseur retenu devra s’engager à respecter. Voici quelques exemples pertinents.

• Est-il impératif de respecter la date entendue de livraison du projet ?

Il faut éviter de mentionner des pénalités en cas de non-respects de l’échéancier. Cela sera mal perçu puisque le fournisseur n’a pas le plein contrôle sur l’échéancier : c’est une responsabilité partagée entre le client et le fournisseur.

• Faut-il prévoir une banque d’heures dédiée au soutien technique les premiers mois qui suivent le lancement du nouveau site Web (par exemple, pour couvrir les ajustements ou corrections.) ?
• Est-ce que le fournisseur retenu sera responsable de l’hébergement du site Web ?
• Doit-on prévoir un budget pour une phase de développement (amélioration continue) suite à la mise en ligne ?
• Si jamais vous voulez héberger le site Web sur votre infrastructure technologique, il est important de mentionner les spécifications de celui-ci (ex: Apache, MySQL, Linux) ?
• Cherchez-vous un fournisseur qui pourrait prendre en charge d’autres sites Web ou des services de marketing numérique ?
• Est-ce que le fournisseur doit inclure les profils des membres de l’équipe (exemple : CV) ?
• Est-ce important que le site respecte les règles RGPD (GDPR) ?

Bien sûr, n’oubliez de mentionner que la confidentialité tout au long du projet doit être assurée.

9. Critères d’évaluations et questions

9.1 Questions des soumissionnaires

Par souci d’équité, toutes les questions et réponses de tous les soumissionnaires devraient être partagées à l’ensemble des fournisseurs. Le fait de fournir des informations ou des réponses à un unique fournisseur pourrait lui donner un avantage notable, ce qui est à éviter dans le cadre d’un processus qui se veut juste et équitable. Vous devez donc en premier lieu recevoir les questions de tous les soumissionnaires et ensuite les partager à tous par écrit.

Il est aussi possible d’organiser un appel ou une rencontre avec les soumissionnaires pour répondre aux questions. Si vous optez pour cette solution, nous vous conseillons tout de même de demander aux agences soumissionnaires de vous fournir leurs questions d’avance.

9.2 Critères d’évaluations

Ici, vous décidez simplement des critères que vous utiliserez pour choisir votre fournisseur. Un comité décisionnel procédera à l’évaluation des soumissions jugées conformes en fonction des critères de sélection ci-dessous.

Il est fortement recommandé de laisser la chance à 2 ou 3 agences qui auront obtenu le plus de points de présenter leur offre en personne.

Aussi, n’oubliez pas de mentionner la façon dont vous allez informer les soumissionnaires de votre choix de fournisseur.

Exemple : Nous ferons notre sélection sur la base des critères mentionnés ci-haut. Les trois agences ayant obtenu la meilleure note passeront à l’étape de la présentation. Utopia ne s’engage pas à accepter obligatoirement une des offres reçues ni à transmettre les résultats des évaluations, et transmettra uniquement une réponse négative ou positive
quant à la sélection du soumissionnaire.

Parmi les bonnes pratiques en appels d’offres, pour respecter les agences soumissionnaires, n’hésitez pas à donner de la rétroaction sur leur offre de services et leur présentation. Répondre à un appel d’offres demande du temps et des efforts considérables. Le seul retour sur investissement pour les firmes qui ne gagneront pas le mandat, c’est la qualité de vos commentaires. Par ailleurs, il ne faut pas sous-estimer ceci, puisqu’il serait possible que vous fassiez appel à leurs services dans le futur. Un manque de transparence serait très mal perçu et pourrait affecter votre réputation.

10. Dates importantes et processus décisionnel

10.1 Dates importantes

Un tableau des dates importantes doit être inclus dans votre appel d’offres. Il est recommandé de laisser un minimum de 2 à 3 semaines aux soumissionnaires pour répondre à votre appel d’offres. Les agences sont souvent très occupées et répondre à votre appel d’offres leur demandera beaucoup de temps. Le fait de laisser un délai de réponse raisonnable aux agences les plus occupées vous évitera un refus pour cause de manque de temps (les meilleures agences sont souvent les plus occupées). Il faudra compter 4 à 5 semaines au total pour le processus complet de demande de soumissions. Il est important de vous laisser le temps nécessaire pour faire les choses correctement. Il pourrait être mal perçu de ne pas respecter votre échéancier puisque vous voulez montrer l’exemple à votre futur partenaire.

Voici un exemple de tableau de dates importantes :

10.2 Processus décisionnel

Dans votre appel d’offres, finissez en précisant de quelle manière sera faite la sélection des fournisseurs.

Il est important de mentionner à quel moment vous allez joindre les soumissionnaires retenus. Normalement, les soumissionnaires qui ne sont pas retenus sont contactés à la fin du processus de sélection.

Exemple : Un comité de sélection procèdera à l’évaluation de toutes les soumissions conformes à partir des critères de sélection définis à l’étape précédente.

Bien entendu, les exigences et attentes varient d’une entreprise à l’autre. Servez-vous des questions qui sont utiles à votre organisation et aux objectifs que vous vous êtes fixés.

Êtes-vous prêt à rédiger votre prochain appel d’offres ?

Télécharger le modèle d’appel d’offres pour la conception de site Web.