Comment rédiger un courriel de suivi performant?

J’espère que vous me pardonnerez l’expression anglophone, mais je n’ai trouvé d’autre manière d’exprimer à quel point il est crucial de faire un suivi au moment opportun. Par exemple, suite à un premier contact, il est bien vu et souvent apprécié d’envoyer un courriel de remerciement au prospect, avec les prochaines étapes, si applicable. Cette bonne pratique est malheureusement souvent esquivée, et pourtant, elle influe grandement sur la perception de notre interlocuteur. Il s’agit d’un geste simple qui peut être extrêmement payant pour votre relation mutuelle à long terme.

 

Vous est-il déjà arrivé de vous commettre à une échéance que vous saviez complètement irréaliste par rapport à votre emploi du temps, afin d’accommoder un collègue ou un client? Bien que ce ne soit pas recommandé de manière générale, ce l’est encore moins quand il est question de suivi avec un prospect. Après tout, celui-ci n’a pas encore de relation d’affaires avec vous et votre entreprise, et le goût amer laissé par un suivi en retard pourrait lui rester au travers de la gorge longtemps. Idéalement, la bonne pratique serait de gérer ses attentes en amont. Si jamais vous n’arrivez toutefois pas à respecter l’échéance prévue pour le prochain suivi  impliquant une action de votre part (par exemple, l’envoi d’une offre de service), il serait important de le communiquer. Comme le dit l’adage : faute avouée est à demi pardonnée.

 

Dans presque tous les ateliers sur le réseautage auxquels j’ai assisté, on a martelé qu’il faut d’abord donner pour recevoir. Je dirais que le même principe s’applique lors de suivis. En effet, en engageant la conversation avec votre prospect, dans le but premier de l’aider avec empathie, vous forgerez un lien qui risque de faire naturellement progresser la relation, et éventuellement, augmenter les chances de faire des affaires ensemble. De plus, cette approche a pour effet de construire un lien qui est plus naturel et moins transactionnel. En prenant quelques minutes pour faire quelques recherches sur votre interlocuteur et sa compagnie, ou son domaine d’affaire avant de prendre contact, vous vous différencierez de ceux qui ne se donnent pas la peine de faire cet effort supplémentaire. Quand viendra le temps de prendre sa décision, votre client se souviendra de cette délicate attention.

 

Il est important de toujours garder en tête que vous n’êtes pas la seule personne à vouloir capter l’attention de votre prospect. Ainsi, il faut être créatif pour sortir du lot, non seulement des courriels de vos compétiteurs, mais aussi du lot incessant qui popule la boite courriel de votre interlocuteur. Si vous avez un CRM, n’hésitez pas à noter les informations que vous donnent vos prospects comme le nom de leur animal de compagnie, leur loisir préféré, ou quoique ce soit qui peut démontrer que vous êtes réellement attentif. Vous aurez par la suite une opportunité de créer un rapport, en demandant, lors de votre prochain suivi, comment s’est passée l’entrée du petit dernier à la garderie, pour donner un exemple.

 

En tant que partenaire HubSpot Diamond, il est évident que nous utilisons nous-même cet outil chez Parkour3. Je dois avouer qu’il me facilite particulièrement la vie lorsque vient le temps de faire des suivis. Tout d’abord, les séquences, entièrement personnalisables, m’assurent que je n’échapperai à aucun suivi. En déterminant à l’avance que des courriels seront envoyés à date fixe, tout en pouvant personnaliser le message de chacun des courriels, je peux dormir tranquille en sachant que je n’oublierai aucun suivi.

 

 

 

Une autre fonctionnalité que j’apprécie particulièrement est le fait de pouvoir générer un rappel à même le corps du message d’un courriel, et ce, sans même quitter ma boite Gmail ou Outlook. Ainsi, au lieu d’envoyer un courriel, et ensuite créer une tâche à mon calendrier pour le suivi, je n’ai qu’à cocher la case prévue à cet effet, choisir la date et ajouter une note au besoin. La gestion des suivis à un seul et même endroit me sauve un temps précieux que je peux investir à d’autres tâches plus productives.

 

 

 

Voilà, vous connaissez maintenant mes trucs pour assurer des courriels de suivis performants.